Experiencia Fundación Lucía – Tucumán
Los eventos solidarios representan la principal fuente de ingresos para nuestra fundación. Venimos organizando uno cada año y en la última oportunidad (octubre 2016) recaudamos, sacando los gastos, 150mil pesos (10mil dólares aproximadamente), que reinvertimos en los proyectos de nuestra organización. En esta oportunidad, queremos compartir nuestra experiencia con otras organizaciones, porque no es difícil armar un evento: sólo se necesita un grupo de 7-8 voluntarios durante 3 meses, invirtiendo unas 8 horas mensuales en promedio.
Una ventaja muy importante de eventos como los que organiza la Fundación Lucía es que resultan ser atractivos, y la gente participa con alegría e interés. Por otro lado, no le insumen gastos adicionales para las personas que habitualmente salen a teatro o a cenar; de este modo, se aprovechan los hábitos comunes de las personas para un fin solidario y es más fácil conseguir ayuda.
¿Cómo organizar un Evento Solidario?
- Paso 1 – Definir el tipo de evento
Hasta el 2015, habíamos tenido muy buenos resultados organizando cenas de gala, en uno de los clubes más exclusivos de la ciudad. Era algo que sabíamos hacer (lo habíamos hecho en 7 oportunidades), perfectamente a nuestro alcance y, dentro de todos, exento de riesgos. Sin embargo, este año vimos que podía ser más complicado que en el pasado: los alquileres de vajillas y del catering habían aumentado mucho y sacando cuentas aproximadas vimos que la rentabilidad de una cena podía ser menor a las necesidades de la Fundación. Calculamos que una cena podía costar 6-700 pesos por noche, y se volvía insostenible para una familia, incluso de personas que querían ayudar a la Fundación.
Optamos, entonces, por cambiar el formato del evento, convirtiéndolo en un espectáculo de música lírica italiana un domingo a la noche con brindis final.
- Paso 2 – Conformar el equipo de trabajo
El paso siguiente consistió en determinar cuántas personas del equipo tenían tiempo para dedicar a esta actividad, considerando sobre todo que se trataba exclusivamente de personas voluntarias. En base a la disponibilidad horaria y a los talentos de cada uno armamos un equipo de al menos 2-3 personas para cada tarea (y relativas subtareas): pedir presupuestos, hacer la difusión, contactar a los artistas, etc.
Vimos también cuáles tareas necesitaban ayudas puntuales, que a lo mejor podían ser confiadas a otras personas, externas al equipo, pero con el deseo de ayudarnos.
Al final, los que participamos más asiduamente fuimos las 9 personas de la comisión directiva, más unas 10 que nos ayudaron en tareas más esporádicas.
- Paso 3 – Preparar un plan de negocios
Nos pusimos entonces a hilar más fino en los números financieros.
- Antes que nada, había que realizar una estimación fundamentada de los gastos necesarios: honorarios de los artistas, alquiler del principal teatro de la ciudad, gastos de difusión y folletería, alquiler de copas, catering para el brindis final, impuestos, etc.
- En segundo lugar, fue necesario estimar lo recaudado, calculando un precio para la entrada que fuera accesible y al mismo tiempo justo, es decir coherente con lo que normalmente se gasta para asistir a un concierto con músicos o cantantes profesionales.
Sacando cuentas, vimos que vendiendo 140 entradas (equivalentes al 46% de la capacidad del teatro) a un precio de 300 pesos (20 dólares) cada una se podía alcanzar el punto de equilibrio. Eso significaba que a partir de la entrada vendida número n empezarían las ganancias para la Fundación. Y no nos parecía un número demasiado complicado para alcanzar.
En un momento, estudiamos la posibilidad de vender las entradas a través de la boletería del teatro, que queda abierta en un horario bastante amplio todos los días. De esta manera, hubiéramos podido evitar de tener que venderlas en nuestras casas particulares, dependiendo de nuestros horarios libres, siempre limitados, y cobrando efectivo, que siempre es un riesgo. De todos modos, sacando cuentas, vimos que hubiéramos tenido que trasladar hacia la entrada el costo de este servicio adicional y decidimos quedarnos en el sistema habitual de venta de entradas.
- Paso 4 – Armar el evento
Contactamos a una cantante muy reconocida en la ciudad por la calidad de sus espectáculos, que a su vez nos puso en contacto con otros cantantes y una pianista. Siendo todos profesionales, ya tenían preparadas varias piezas musicales, con las cuales se podía armar un espectáculo de canciones italianas, de dos horas de duración. Viendo que el propósito del evento era solidario, la cantante contactada cobró unos honorarios inferiores a los habituales.
Promocionamos el evento en las redes social con un flyer que armó gratuitamente una diseñadora gráfica que nos ayuda, y el lema “De Italia con amor”.
Pensamos que el tipo de música que la cantante hace era adecuado para el público objetivo que habíamos seleccionados, es decir personas adultas, que habitualmente participan de eventos culturales.
Nos pusimos en contacto con el teatro para chequear las fechas disponibles. Eso era un tema clave porque es necesario también encontrar un período que no coincida con otras fechas importantes en la ciudad, como una festividad. El período de Navidad es también poco apto para eventos de este tipo, por lo cual se definió para el último domingo de octubre. En nuestro caso, tuvimos que reservar el teatro en el mes de marzo, es decir 7 meses antes del evento.
Unos amigos nos donaron muchas masitas dulces para acompañar el brindis, por lo cual nosotros sólo tuvimos que comprar vino blanco y tinto, agua y gaseosas. También en este caso, los comerciantes nos hicieron precio.
- Paso 5 – Preparar el Programa con los Sponsors
Desde hace años preparamos: un cuadernillo full color de unas 30 páginas con el programa del evento, un resumen del trabajo realizado por la Fundación más algunas fotos y obviamente los logos de empresas y profesionales que auspiciaban el espectáculo. Mandamos a imprimir unos 600 ejemplares. Lo bueno de implementar esta medida es que tiene un costo contenido y genera un ingreso adicional significativo (alrededor de 50mil pesos). También en este caso, viendo que el fin de la publicación era solidario, la imprenta hizo un precio menor al comercial.
Como se hace en cada revista, establecimos un tarifario dependiendo de la colocación y el tamaño del anunciante. Finalmente, conseguimos 110 Sponsors, un número muy elevado. Pusimos la página entera en 1200 pesos (80 dólares aproximadamente), 600 pesos una media página, etc. La tapa y la contratapa tenían un precio mayor, por supuesto.
Este año, tuvimos que realizar una reunión para sponsors en el mes de julio, a fin de explicar cuáles habían sido los logros de la fundación a lo largo del año y cómo iba a ser este evento que, como dijimos, ya no era una cena, sino un concierto. Obviamente, dimos un librito a cada sponsor como agradecimiento.
Fue importante poner en el programa los datos para acceder al Facebook de la Fundación, para que la gente tuviese la posibilidad de hacerse fan y conocer las novedades acerca del trabajo que se realice con los chicos. Nos pareció importante priorizar la información actualizada en el programa, más de lo que se hizo en los tiempos fundacionales (20 años atrás).
- Paso 6 – Difundir el evento
Un equipo se ocupó principalmente de hacer una difusión a través de Facebook, creando un evento y pidiendo a todos nuestros amigos de difundirlo lo más posible.
El principal diario de la provincia (La Gaceta de Tucumán) nos publicó el anuncio del concierto, explicando que era a beneficio de la Fundación, en la sección del programa cultural. Muchas personas nos conocieron a través de esta nota y compraron sus entradas. También preparamos un corto publicitario que un canal de cable local pasó unos días del evento.
Sin embargo, la difusión más importante fue la que se realizó personalmente, con nuestros parientes, colegas y amigos. Es lógico que también ha sido la oportunidad para promover el trabajo que realiza la Fundación y sensibilizar nuestros entornos sobre la inclusión social.
En general, todo eso sirvió para agotar todas las entradas 1 o dos días antes del concierto, y mucha gente se quedó sin poder participar.
- Paso 7 – Desarrollo del evento
Como la organización había sido bastante eficaz, había encargados externos a la fundación para cada cosa.
Los voluntarios de Lucía se ocuparon más bien de atender el brindis y, para hacerlo de una manera que pareciera más profesional, fuimos todos de camisa blanca, como si fuéramos los mozos del evento. Otro grupo de nosotros se ocupó de buscar imágenes de Italia que íbamos proyectando en el escenario mientras los artistas iban cantando.
El espectáculo estaba programado para empezar a las 20.30; empezó unos 15 minutos más tarde y tuvo una duración de 2 horas aproximadamente, sin intervalo. Y la recepción siguiente duró unos 40 minutos. Luego, nos quedamos ordenando y limpiando.
En años anteriores, durante la cena se sorteaba un viaje a Miami para dos personas, que habíamos conseguido siempre con descuento a través de una agencia de viajes. En el 2016 no fue posible repetir este sorteo, pero tal vez lo reactivaremos para el año que viene.
- Paso 8 – Celebrar y agradecer
Luego del evento, mandamos una carta de agradecimiento a todos los que pudieron participar y que lo hicieron posible: artistas, sponsors, directivos del teatro y de los demás proveedores, voluntarios, etc.