9 pasos para seleccionar personal en tu ONG

24/06/2014

por Sumá Fraternidad

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Una organización de la sociedad civil tiene en su universo organizacional, y especialmente en el capital humano comprometido en ella, el principal ingrediente de su éxito. El proceso de selección del personal, por lo tanto, se vuelve clave y tendría que respetar los siguientes pasos.

Las sugerencias que vamos a compartir se basan en el postulado que no necesariamente el candidato más brillante y preparado es el que mejor se adapta al puesto que necesitamos: y nuestras preferencias deberían favorecer más el segundo, y en menor medida el primero. También hay que tomar en cuenta que nuestras organizaciones se vuelven eficaces en la medida que son capaces de atraer buenos profesionales y son capaces de motivarlos, formarlos y retenerlos a lo largo del tiempo.

¿A quién estamos buscando? Más allá de los obvios requisitos profesionales, es importante poder contar con el apoyo de personas altamente motivadas en la inclusión social, y que por lo tanto saben encarar las dificultades, se comprometen con la misión organizacional, se adaptan con facilidad a los cambios, no se conforman con lo que saben actualmente y siempre tienen ganas de mejorarse. E igualmente importante es tener en cuenta: ¿qué están buscando los profesionales que voy a entrevistar? Probablemente, un entorno laboral acogedor y sólido, que sepa hacia donde se dirige y que ya puede contar con una relevante incidencia en la construcción de una sociedad más justa e inclusiva.

En cierta medida, los pasos a seguir se parecen a los que tienen que recorrer los empleadores del Estado o de una empresa, pero con dos diferencias fundamentales, en la mayoría de los casos. En primer lugar, no tenemos mucho para ofrecer, al menos no en términos económicos  y de perspectivas a largo plazo. Y luego que tampoco disponemos de tiempo y recursos para tomar el proceso a la ligera, que “si nos equivocamos, volvemos a buscar”. Equivocaciones de este tipo son un lujo para una OSC chica, así que hay que esforzarse lo más posible para seleccionar una persona que sepa, sepa hacer y sea (es decir: que reúna determinadas cualidades humanas).

 

1. Definir con mucha claridad el perfil del profesional que estoy buscando

La clarificación es antes que nada interna, porque las interpretaciones personales al respecto habitualmente florecen y cada uno se hace una opinión. Son todas legítimas, obviamente, pero es importante sintetizarlas en una única descripción de puesto, que sea coherente y realizable por un ser humano. Los puntos que no deberían faltar son:

  • Denominación del puesto
  • Misión, visión y valores de la organización
  • Funciones a desempeñar
  • Formación necesaria (para el trabajo actual)
  • Formación deseable (que consideramos pueda resultar útil más adelante)
  • Experiencia profesional requerida
  • Funcionario que supervisará el profesional a contratar
  • Tipo de contrato
  • Salario aproximado
  • Horario de trabajo (si es en relación de dependencia)

 

2. Difusión de la búsqueda laboral

El armado del punto anterior nos permitirá confeccionar un anuncio de búsqueda. Podemos hacerlo circular entre nuestros contactos personales y profesionales, y también enviarlo a universidades. Pude comprobar que resulta muy útil publicar los mismos datos del anuncio en las plataformas web especializadas para el tercer sector, Idealistas es la más conocida en nuestros países. Obviamente hay que especificar también los datos de contacto para postularse y la fecha en que finalizará la recepción de los currículos. Si disponemos de los fondos necesarios, también podemos recurrir a la sección de Clasificados de la prensa escrita (en algunos proyectos es deseable por razones de transparencia).

Es lógico que al ampliar lo más posible la difusión del anuncio aumentará en medida exponencial la cantidad de propuestas recibidas: en lo personal, prefiero recibir uno de más que uno de menos, aunque luego se vuelva más largo el proceso de preselección.

 

3. Preselección de los currículos

Para un puesto medianamente atractivo y para el cual no se requiere una experiencia muy específica, es normal recibir cien currículos o más (hablamos de Buenos Aires, donde trabajamos). Hay que armarse de mucha paciencia y revisarlos uno por uno, porque detrás de cada hoja de vida hay una persona que merece ser tomada en cuenta. Las necesidades laborales también son muchas y entonces es frecuente que al menos un tercio de los currículos recibidos parezcan enviados por error, para otra búsqueda laboral.

En los procesos de selección a los cuales participé, fue importante que la revisión de los currículos fuese realizada por 2 o más personas en paralelo sobre una misma tabla que discriminaba los requisitos imprescindibles y los deseables. Cada revisor asignaba un puntaje a cada aspecto de la formación; obviamente, a los requisitos excluyentes se asignaba un bonus, por ejemplo se multiplicaba su puntaje por dos.

Después de haber revisado todos los currículos, el equipo se reunía y compartía los 10 con puntajes mayores. En el caso de discrepancias significativas entre una revisión y la otra, se analizaba cada caso y se consensuaba un nuevo puntaje. Con esto, ya tenemos un listado de candidatos para convocar y entrevistar.

 

4. Preparación de las entrevistas

Siendo un paso clave en el proceso, hay que prepararlas con mucho cuidado. Antes que nada, hay que respetar el tiempo de los candidatos, por lo tanto hay que distribuir bien los horarios para que no tengan que esperar más de 5-10 minutos. También es bueno que los entrevistadores tengan unos minutos para conversar sobre la entrevista recién terminada y desenchufarse unos minutos más antes de recibir al siguiente candidato. También el ambiente tiene que ser adecuado, y hay que organizarse para brindar una bebida fresca o caliente, y algo para picar.

Después, es importante preparar un guión de las entrevistas, a fin de no olvidarse de ninguna pregunta importante, y poder disponer de información homogénea al final del proceso. Hay que distribuirse el trabajo entre los que realizarán las entrevistas, decidir quién las va a dirigir, cómo se estructurarán las preguntas, quién las va a responder a las preguntas del candidato, etc.

 

5. Realización de las entrevistas

No deberían durar más de 20-25 minutos. Y los entrevistadores deberían ser 2, máximo 3, para evitarle al candidato la desagradable sensación de estar en una mesa de examen.

Al principio, se explicará al candidato qué tipo de preguntas se les van a hacer y se le preguntará algo general acerca de su trayectoria de formación y de trabajo. También se averiguará qué sabe de la organización y cuáles son sus motivaciones a trabajar con ella.

Luego, empezarían las preguntas centrales de la entrevista, a través de las cuales se trataría de: comprobar la información que figura en el CV y su experiencia en trabajar en una organización de la sociedad civil y, con todo lo que eso implica, con una población vulnerable. También se estimulará un diálogo sobre el puesto vacante y lo que se espera de la persona a seleccionar, para corroborar en qué medida el candidato maneja determinados conceptos y prácticas.

Seguidamente, se dejaría un espacio para que el mismo candidato pueda compartir sus dudas acerca del puesto o de la organización con los entrevistadores.

Y, por último, se le explican al candidato los pasos posteriores en el proceso de selección.

Desde luego, éste es un simple esquema orientativo. Un buen grupo de entrevistadores también sabe ser flexible y decidir cuándo es oportuno salirse de las preguntas establecidas.

 

6. Evaluación de conocimientos técnicos de los candidatos

A veces es un paso necesario pedir a los candidatos que no hayan sido excluidos después de la entrevista, especialmente si estamos buscando un profesional para una tarea muy específica y compleja, y necesitamos encontrarlo con una cierta urgencia.

Es posible pedir referencias y contactar empleadores que los candidatos tengan o hayan tenido. También se puede pedir de enviar por mail la solución a un problema, es decir la respuesta a una pregunta tipo: “¿Qué harías frente a esta situación?”. Por supuesto algo muy sintético (máximo 1 carilla) y sobre un tema que los candidatos manejen habitualmente, de modo que les requiera un simple repaso de algo ya abordado por ellos en oportunidades anteriores. Parece algo sencillo, pero es allí que también podemos comprobar el estilo de trabajo de los candidatos, y decidir cuál de ellos se ajusta más al puesto vacante.

 

7. Realización de la selección

Si ha trabajado bien, la comisión evaluadora tendría que disponer en ese momento de la información suficiente para tomar una decisión consensuada y fundamentada. Es muy común que alguien muy bien posicionado después de una etapa se quede atrás en la siguiente, o viceversa. En este paso, lo repetimos, tendríamos que seleccionar el candidato que en nuestra opinión más se adapte al puesto, es decir a la tarea, al equipo, a los destinatarios de su trabajo, etc. Y eso no necesariamente corresponde al más brillante o al que más experiencia y conocimiento pudo demostrar.

Una vez que se haya tomado una decisión, se contactará a la persona seleccionada para aclarar los últimos detalles y confirmar que empezará a ocupar el puesto a partir de una cierta fecha. También se puede enviar un mail de agradecimiento a todas las personas que hayan enviado un CV, o solamente a las que fueron entrevistadas.

 

8. Cumplimiento de los trámites legales

Dependiendo del tipo de puesto y de la legislación vigente en nuestro país, tendremos que respetar los pasos legales que correspondan: la firma de un contrato, un examen médico preocupacional, etc.

Es importante que haya también un momento como éste para formalizar la contratación de un nuevo profesional y definir por escrito derechos y deberes de ambas partes.

 

9. Acogida del nuevo compañero en la organización

Cada organización es un mundo, con sus propios códigos, trayectoria, logros y fracasos: una buena acogida de parte del equipo permitirá facilitar la adaptación, superando más rápidamente las posibles inquietudes de los primeros días: contraste entre lo esperado y la realidad, el no conocer a nadie, no saber a quién dirigirse para resolver las dudas que surjan, etc.

Las instituciones de un cierto tamaño mejor organizadas utilizan para este propósito un “Manual de bienvenida”, para dar a conocer mejor nuestra organización. Es un tema que abordamos en otra entrada de este blog. O también pueden nombrar un tutor que acompañará al recién llegado durante unas semanas, asesorándolo regularmente en todo lo que pueda necesitar.

Esta etapa es muy importante, y puede determinar el desempeño y la motivación del recién llegado, sobre todo si sabemos que operamos en entornos complejos, que por lo tanto requieren un mayor esfuerzo de integración de las personas a sus equipos.

 

Extraído y reelaborado de:

http://www.consumer.es/web/es/solidaridad/proyectos_y_campanas/2008/02/26/174861.php

http://www.zess.uni-goettingen.de/explics/spanish/pdfs/T10_TextSelecPer.pdf

http://www.redacoge.org/empresas/redacogediversidad/publicaciones/cuaderno3.pdf

http://www.luisvivesces.org/upload/26/90/Cuaderno_Gestion_7_FINAL.pdf