Cómo agradecer a los donantes

14/08/2012

por Sumá Fraternidad

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En todo proyecto, llega el momento en el cual hay que agradecer a los que también dieron un aporte para su realización: pueden haber sido donaciones en dinero o en especies, pero también se puede tratar de personas que hayan compartido conocimientos, tiempo, brazos, cabezas y corazones junto con nosotros y los destinatarios de nuestras acciones.

Una primera idea para no olvidar es que un proyecto necesita de muchos realizadores. Hay distintos roles, y, justamente desde su lugar, cada uno da un aporte irremplazable que es justo valorar de manera formal, especialmente si, en el caso de donantes y voluntarios, para prestarlo no ha recibido ningún beneficio económico. Es obvio que cada organización decide libremente cómo manifestar gratitud a sus sostenedores, puede ser por ejemplo con un obsequio a fin de año; de todos modos, con esta entrada, quisiéramos poner en común algunos simples consejos, más que nada fruto de la experiencia, sobre cómo expresar nuestro agradecimiento por escrito.

  1. No dejar pasar mucho tiempo entre la donación y el agradecimiento. Los plazos correctos dependen de las circunstancias, la entidad y el tipo de donación: por los casos más frecuentes,  una donación en efectivo o en especies, es preferible enviar un agradecimiento escrito a más tardar a las dos semanas de haber sido realizada.
  2. Esmerarse escribiendo algo personalizado, dando cuenta de que valoramos al donante como persona, más que por lo que nos brinda; el agradecimiento escrito tiene que evidenciar que no escribimos la carta solamente para cumplir con un trámite, sino porque su aporte ha enriquecido nuestro trabajo.
  3. Aprovechar esa oportunidad para transmitir a través de la carta (entre líneas) las características de nuestra manera de trabajar: de esta manera, entenderá que la organización que él decidió apoyar es cumplidora, respetuosa, ordenada, transparente y efectiva. 
  4. Mantener una actitud de “socio”, evitando que el receptor de la carta se sienta simplemente un “benefactor”: quién sostiene tu misión institucional tiene que sentirse, junto con vos, un constructor de un mundo más justo e inclusivo.
  5. Explicitar claramente la conexión entre lo que hemos recibido (dinero, tiempo, etc.) y los resultados alcanzados; muchas organizaciones descuidan este punto, dando por descontado que el donante pueda llegar por su cuenta a abarcar la relevancia de su contribución, mientras que, por obvias razones, no siempre dispone de los elementos necesarios para hacerlo.
  6. Si se considera oportuno, se pueden agregar fotos y/o una síntesis de la actividad realizada gracias a la donación, mejor todavía si es un recorte de prensa que refiera de la misma actividad; si la actividad ha generado un informe público o un material bibliográfico, entregarle al donante uno o más ejemplares. Si la actividad es parte de un proyecto más amplio, no olvidarse de poner en la carta las referencias web para que el donante disponga de la posibilidad de conocerlo más acabadamente.
  7. Si se trata de un privado, y dependiendo de la entidad de la donación, agregar a la carta un obsequio simbólico. Si su donación ha permitido implementar una actividad productiva (por ejemplo, una panadería o un taller de costura), se le pueden obsequiar los correspondientes productos, desde luego con una linda presentación.
  8. Cuidar el estilo de la redacción: además de preocuparse por la ortografía, por favor, hacer lo posible para que la carta se lea con gusto. Entonces, no tener miedo de aprender de los expertos: existen manuales al respecto, por ejemplo, que incluso explican las reglas de protocolo a adoptar; y también a través de la Internet se pueden conseguir muchos formatos de cartas de agradecimiento que podemos adaptar a nuestras necesidades.