Una fluida comunicación interna significa una estructura sana y fuerte para cualquier organización. Fideliza y une a uno de los recursos más importantes que tiene: su capital humano.

Una buena comunicación interna proporciona espacios para que no sólo directivos, sino también empleados y voluntarios puedan entenderse, enterarse y estar al tanto de las novedades de la organización, brindar su propias opiniones o dudas para que cada parte de la organización se sienta involucrada y comprometida con ella, como perteneciendo a una gran familia.

Cada vez más se está dejando atrás la tendencia en donde la comunicación era unidireccional, en donde todo se comunicaba a través de periódicos o carteles murales. Se sebe fomentar, en cambio, una comunicación bidireccional en donde se escuchen y tengan en cuenta la opinión y sugerencias de todos los voluntarios incluso de los colaboradores externos.

Los objetivos de esta comunicación interna deben estar ligados a la construcción del employer branding (fidelización del capital humano) y al fortalecimiento del compromiso de los empleados y voluntarios.

Los pasos que se pueden seguir para elaborar una eficaz estrategia de comunicación interna son:

1° Evaluación de clima laboral

Antes que nada hay que analizar la situación actual entre los compañeros de nuestra organización. En base a ese clima que se percibe podremos detectar cuáles son los puntos débiles que debemos trabajar y las fortalezas que debemos seguir incentivando. Sin una correcta evaluación del clima laboral, será imposible definir los objetivos de nuestro plan de comunicación.

2° La atribución de responsabilidades

• El Responsable de la Comunicación tiene que ser capaz de fomentar la participación, en las estrategias y procesos comunicativos, de los demás participantes de la organización, especialmente en aquellos de mayor relevancia dentro de la ONG.
• Es importante aprender a delegar y generar responsabilidad en otros para que la comunicación interna no sea dejada de lado por las diferentes áreas ni recaiga únicamente en la acción de una persona u área. Para ello es fundamentar detectar y delegar a los líderes de los distintos sectores tareas de comunicación para que ellos también estén al tanto y sean responsables de ella.

3° La creación de los mensajes

Siempre debe tener prioridad la comunicación interna antes de lanzarnos a la externa. Toda acción comunitaria hacia el exterior debe ir precedida de una comunicación hacia el interior de la organización. Una buena comunicación interna permite detectar todo el potencial de nuestro equipo y comprometerlos a ellos en todos los proyectos que lleva adelante la ONG.

Claves para crear un mensaje eficaz:

• Comunicado con rapidez, para eliminar la deformación informativa que genera el rumor.
• Simple, para garantizar la comprensión general.
• Novedoso, para despertar interés.
• Selectivo, orientado hacia los hechos que realmente motivan su comunicación.

4° La elección de los instrumentos

A la hora de elegir los instrumentos para elaborar el mensaje y el canal para difundirlo se deben considerar tres variables:

1) El contenido del mensaje:

Si es complejo y largo los soportes audiovisuales ofrecen buenos resultados en la medida que permiten una narración estructurada y también a la hora de incorporar gráficos. También para estos casos resultan de utilidad los soportes escritos siempre y cuando se considere el público al que va dirigido así como su capacidad de comprensión y su hábito de lectura. Si la naturaleza del contenido es más social lo mejor es que el canal sea oral.

2) El perfil del destinatario: Definir detalladamente a qué tipo de personas nos dirigimos nos ayudará a elegir el soporte y modo adecuado para la comunicación interna. La segmentación y definición de la audiencia es directamente proporcional a la eficacia de cada comunicación. Podemos dividir y detectar distintos grupos receptores para elaborar mensajes específicos para cada uno; mientras más homogéneos sean los grupos más efectiva podrá ser la comunicación.

3 )El efecto deseado:

Hay cinco efectos prioritarios: la comprensión correcta del contenido del mensaje, la deformación o el riesgo de introducir ruidos comunicativos, la memorización, la conservación de la información durante un largo período de tiempo y el coste económico de la comunicación.

5° La elección de los canales de comunicación:

• El personal: Es el más directo, cálido y eficaz, pero a su vez el de menor alcance. Es importante que cada miembro tenga un grupo de compañeros y un líder referente en su área que esté a cargo de tener al día las prioridades de la comunicación. Esta comunicación puede ser informal —en el café de la mañana, en el lugar de trabajo— o formal, en pequeñas reuniones de seguimiento.
• Encuentros o celebraciones: Estos momentos son muy valiosos y deben ser sumamente aprovechados en materia de comunicación. Son espacios donde gran parte de la organización está presente entonces se puede aprovechar una comunicación personal pero de gran alcance. Son momentos muy propicios para dar noticias, evaluaciones, bien venir a nuevos miembros y alentar al equipo a comprometerse con nuevos proyectos.
• Una cartelera: Debemos asegurarnos que esté en un lugar visible y puede ser muy útil si la mantenemos al día. En ella podemos colgar noticias, avisos, felicitaciones, etc. Un truco: si quieren que TODOS sepan algo, cuelguen un anuncio en el baño.
• Correo electrónico. No sólo es imprescindible para la comunicación uno a uno sino que puede ser aprovechado de manera más amplia, armando Newsletters con novedades, fotos y propuestas y enviándolos a una lista de correos con todo nuestro equipo. Una herramienta gratuita y fácil de usar para hacer esto es MailChimp, donde podemos armar y diseñar un Newsletter interno fresco y moderno. Es bueno incluir en estos mensajes invitaciones a que el lector participe, como votaciones, un cuestionario, etc. para generar la reciprocidad en la comunicación.
• Redes Sociales. Es un espacio inigualable ya que incentiva la participación de todos los actores de nuestra organización. Se puede crear una auténtica comunicación horizontal, fomentando la interacción de nuestro equipo y haciéndolos partícipes de nuestro perfil institucional con fotos, comentarios, compartiendo o dando “me gusta” y volviéndolos protagonistas de este espacio.
• Revistas Digitales trimestrales o anuales. En la medida de lo posible es muy recomendable armar algunas gacetillas con novedades de la organización y armar una publicación digital con ellas. No hace falta que el diseño sea demasiado elaborado, sino que se busque crear noticias donde los mismos voluntarios, empleados y los destinatarios sean los protagonistas y puedan ver el progreso de su trabajo y el de otras áreas de la ONG.