Una pregunta inevitable si escribimos un proyecto experiencia previa es: ¿por dónde empiezo? ¿Por las actividades, los objetivos, el presupuesto? Para responder a estas preguntas, el mundo de la cooperación elaboró el Logical Framework (Marco Lógico en castellano), una herramienta muy útil al momento de definir y priorizar conceptos, colocándolos en una relación casual interna, resumible de la siguiente manera:

1. el objetivo general
2. los objetivos específicos
3. los resultados esperados
4. las actividades necesarias para alcanzar dichos resultados
5. los recursos necesarios para desarrollar las actividades
6. las limitantes externas del proyecto
7. los indicadores medibles y objetivos para evaluar el proyecto
8. el procedimiento para determinar los indicadores

En la medida que la redacción de un proyecto pueda respetar las reglas del marco lógico, nuestro proyecto será bien planeado, descrito de manera objetiva, fácilmente evaluable y claramente estructurado. Muchos expertos señalan que el marco lógico es una imprescindible ayuda a la reflexión: permite analizar y organizar la información a fin de realizar las preguntas realmente relevantes, identificar las debilidades de tal manera que los gerentes del proyecto puedan tomar decisiones mejor fundamentadas.

En su versión más tradicional, el marco lógico de un proyecto consiste de una matriz de 4 columnas x 4 filas (los números de 1 a 9 indican el orden cronológico de los pasos a seguir):

1. Objetivo general o Meta: Se aconseja rellenar la matriz empezando por el objetivo general del proyecto, no por las actividades (un error bastante frecuente, porque a primera vista parece lo más fácil). Una manera concisa y clara es resumir en una frase, de uno o dos renglones, el impacto esperado de un conjunto de proyectos a largo plazo. Ojo: todavía no estamos hablando de nuestro proyecto de manera específica, sino de cómo pensamos que nuestro proyecto contribuirá a la realización de un objetivo sectorial en el cual están trabajando también otros actores (del 1er, 2do o 3er sector). Podemos, por ejemplo, basar el objetivo general en una política nacional o en las Metas del Milenio. Esta fila le sirve al financiador para colocar nuestro proyecto en un conjunto más amplio de acciones, y de esta manera se asegura de que no quede descolgado.
2. Objetivo del proyecto: Con el Objetivo del Proyecto se nos pide de describir (siempre de manera concisa) cuál es el impacto esperado de nuestro proyecto: un cambio de conducta en los destinatarios o una mejora en la calidad de vida de los mismos. Normalmente un buen proyecto tiene un solo objetivo, a fin de no diluir el esfuerzo y por lo tanto debilitar la consecución de resultados. Pueden ser, por ejemplo: introducir tecnologías que utilicen fuentes energéticas renovables en comunidades de bajos recursos. O ejecutar una campaña de cultura ciudadana que estimule procesos de convivencia y respeto de la diversidad cultural. Otra advertencia: todavía no estamos hablando de los resultados concretos, que serán descritos en el paso siguiente.
3. Resultados: El cumplimiento de un proyecto requiere la identificación de resultados o productos tangibles, que el financiador pueda medir de manera objetiva. El hecho es que también los financiadores necesitan rendir cuentas a quienes los sostienen (un país o un privado), por lo cual necesitan poder decir: “gracias a este proyecto 50 madres solteras del barrio x consiguieron un empleo”, o “en las comunidades rurales de la región y se han introducido 10 variedades de arroz de alto rendimiento”. Un proyecto mediano para una organización de la sociedad civil (entre 20 y 50mil € por año de financiación) debería incluir entre 3 y 5 resultados. Una sugerencia: es más correcto expresar los resultados con un tiempo pasado, porque deben expresarse como hechos cumplidos.
4. Actividades: Mediante la descripción de las actividades, tendríamos que definir cómo se van a lograr los resultados; es decir cuáles son las acciones necesarias para asegurar coherencia entre actividades y resultados, y por lo tanto la consecución de los beneficios identificados. Normalmente, se necesitan varias actividades para alcanzar cada uno de los resultados esperados. Dependiendo de cada proyecto las actividades pueden ser, por ejemplo: el dictado de cursos de capacitación, la compra de insumos médicos, la publicación de un manual, el volantinaje en las vías públicas para promocionar un evento, etc.
5. Verificar la lógica vertical de lo escrito hasta ahora es fundamental, porque la relación causa-efecto es lo que sostiene la estructura del marco lógico. También puede expresarse con la fórmula SI-ENTONCES: si se realizan ciertas actividades, bajo ciertas condiciones, se espera obtener ciertos productos, los cuales a su vez permitirán el logro de un objetivo superior. Un ejemplo: SI abastecemos a los agricultores con semilla mejorada y organizamos un sistema de crédito, ENTONCES la producción aumentará. SI la producción aumenta, ENTONCES el ingreso familiar aumenta. En la medida que resulte evidente la relación causa-efecto en nuestro proyecto, más atractivo éste será a los ojos de un evaluador.
6. Suposiciones importantes: Definir las suposiciones relavantes para el proyecto es muy importante porque ninguna organización puede tener control directo de todos los factores que determinan el éxito de un proyecto. Por lo cual, se puede destacar esas condiciones externas que tienen que cumplirse para que el proyecto dé buenos resultados. Pueden ser: “si hay respaldo de parte de las autoridades municipales”, o “si caen entre x y y mm de lluvia”, o “si los destinatarios del proyecto siguen interesados en mejorar su empleabilidad”. El equipo que trabaja en el proyecto debe monitorear constantemente las suposiciones y hacer lo posible para aumentar la probabilidad de que se mantengan en el tiempo. Por lo tanto, es muy importante plantearlas lo más claramente posible y desarrollar indicadores para hacerles el seguimiento. Algunos financiadores piden también que se cuantifique el riesgo de que una suposición no se dé y cuáles medidas se tomarían para reducir dicho riesgo.
7. Indicadores Objetivamente Verificables: El siguiente punto está pensado para responder a la pregunta: ¿cómo se sabe si lo que se ha planeado está suciediendo o sucedió? Si el objetivo de mi proyecto consiste en capacitar jóvenes de bajos recursos, ¿cómo podré medir el impacto de esta acción? Es algo muy útil para presentar al financiador y a la comunidad en general, para demonstrar que el trabajo de nuestra organización genera un cambio beneficioso en la vida de las personas; pero, antes que nada, nos sirve a nosotros para ver si realmente estamos trabajando de manera eficaz o más bien necesitamos aportar algunas correcciones a nuestro accionar. También es importante tener en cuenta que en la elaboración del marco lógico no tenemos que exceder en la búsqueda de indicadores: con 2, 3 máximo 4 por fila deberían ser suficientes. El tema de los indicadores es muy relevante, y al menos a nivel interno, ya abordamos el tema en nuestro seminario de octubre de 2013, describiéndolos desde la fraternidad.
8. Medios de Verificación: Los medios de verificación describen de dónde voy a sacar datos para construir mis indicadores. Lo mejor sería que sean objetivos y provistos por una entidad prestigiosa y/o independiente de nuestra organización. De todos modos también pueden resultar útiles los registros internos que cada organización debe tener, o más bien la realización de una encuesta para conseguir los datos que necesitamos. Finalmente, en la medida de lo posible, no hay que olvidar que estos indicadores deben ser verificables por un actor externo.
9. A este punto, elaborar un primer borrador de presupuesto resultará mucho más fácil. El procedimiento más común consiste en hacer un listado de todas las actividades organizadas por objetivo y/o orden cronológico. Luego hay que definir los recursos humanos y financieros necesarios para su desarrollo, agregando los eventuales costos de gerencia, administración e insumos que normalmente son transversales a todas las actividades. Finalmente, se comparan los recursos necesarios con los disponibles y se realizan las necesarias correcciones.

Ejemplo de marco lógico extraído de un proyecto de la FAO: