Organigrama y Arquitectura Institucional

17/04/2012

por Sumá Fraternidad

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Un trabajo de consultoría, que nuestra oficina está prestando a una ONG, me permite compartir en la entrada de hoy unos conceptos básicos, pero muy importantes acerca de cómo una organización de la sociedad civil podría visualizar mejor sus estructuras internas, a fin de representar gráficamente jerarquías, funciones e interdependencias entre los sectores que la componen.


Según su definición más tradicional, un organigrama es la representación gráfica de las estructuras departamentales de una organización, y se realiza con el propósito de aclarar de manera esquemática, tanto hacia afuera como hacia adentro, la distribución de funciones, los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía, y la relación entre ellos.

En la medida que contenga toda y solamente la información indispensable, además de ser sencillo de entender y utilizar, permite analizar la organización existente, subrayar las fortalezas y detectar los eventuales defectos en la asignación de funciones que obstaculizan el cumplimiento de la misión institucional.

En mi experiencia, pude comprobar que a menudo las organizaciones de la sociedad civil no disponen de un buen organigrama (y, menos, actualizado con un mínimo de frecuencia), debido a las dificultades del día a día, inevitables para quiénes cumplan algún tipo de trabajo social, y que dificultan cualquier tipo de planificación estratégica. Sin embargo, los directivos de ONGs no siempre parecen percatarse de que la ausencia de un organigrama a largo plazo genera ulteriores problemas, de muy difícil resolución: desequilibrios en la distribución de tareas y/o de personal, falta de optimización de los recursos disponibles, confusiones en los niveles de autoridad, duplicación de proyectos, mayores dificultades al momento de diseñar cambios estructurales, sólo para nombrar algunos.

En la imagen (descargable a tamaño completo aquí), puse un posible ejemplo de organigrama para una ONG formalmente constituida en Argentina y con un cierto grado de complejidad institucional, porque dispone de más de un centro de prestación de servicios sociales.

1. El organigrama ha sido pensado para representar 3 distintos niveles organizacionales:
a) En color azul (la Comisión Directiva”) el “nivel gerencial”;
b) En color anaranjado el “nivel coordinativo”;
c) En color verde el “nivel operativo” (los Centros donde se prestan los servicios comunitarios); para simplificar el gráfico, coloqué solamente un Centro.

2. El organigrama también posee dos tipos de líneas:
a) Las líneas sólidas representan las relaciones formales (tanto jerárquicas como de staff);
b) Las líneas con puntos cuadrados representan las relaciones informales que se llevan a
cabo con frecuencia: no implican relación jerárquica, pero sí ayudan la operatividad de la organización.

Aunque parezca algo accesorio, y más allá de la obvia perfectibilidad del ejemplo, poder abarcar de un solo vistazo la estructura de la organización que se está gerenciando, en mi opinión facilita la toma de decisiones, la elección de un adecuado modelo de gestión, la adopción de medidas estratégicas, una correcta planificación que permita la consecución de los objetivos institucionales deseados.