¿Cómo planear la comunicación externa de nuestra Organización? Nuestra organización está en permanente contacto con el mundo que la rodea

Nuestra organización se relaciona con el mundo que la rodea por medio de las acciones de comunicación. ¿Qué usos sos podemos darle a estas acciones?

• Para posicionarse con respecto a otras entidades.
• Para consolidar su identidad y construir reputación.
• Para ser considerado como referentes en sus temas específicos.
• Para sumar RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS (voluntarios, donantes, alianzas estratégicas).
• Para consolidar su equipo de trabajo.
• Para compartir los objetivos de cambio con la sociedad.

La comunicación nos permitirá mejorar y adecuar la imagen que tienen los públicos internos y externos de nuestra organización.

Por un lado ¡Es imposible NO comunicar! Aún si la ONG no define una línea de comunicación, esta falta de estrategia ya está comunicando algo acerca de la Organización e influirá en la imagen que se perciba de de ella.

Por el otro ¡Lo que no se comunica NO existe! En el mundo hiperconectado en el que vivimos, si alguien decide buscar a nuestra organización en Google y no la encuentra, creerá que no existe. La presencia en el mundo real debe ser equivalente a la presencia en el mundo digital. Tener una página web es fundamental para trasmitir institucionalidad y transparencia. Aunque no todas las ONGs creen tener los recursos para desarrollarlas, hoy en día hay herramientas gratuitas y sencillas para crear tu propia página web como wix o wordpress. Incluso hay tutoriales y capacitaciones que enseñan la mejor manera de hacerlo. Por otro lado, la página web se puede suplir con un blog o con una página de Facebook. Otro indicador fundamental de confiabilidad son las NOTAS de PRENSA, que un medio de comunicación puede hacer de nuestra Organización. Hemos dedicado una entrada de nuestro blog a la redacción y el envío de gacetillas de prensa.

La comunicación debe tener sustento en la realidad institucional, en el ser y el quehacer de la organización. Una organización que no basa su comunicación en la realidad institucional, corre el grave peligro de que ésta se le vuelva en contra, generando un resultado negativo, por ejemplo: pérdida de credibilidad.
Es por eso que el Plan de Comunicación (lo que se dice) y el Plan de Acción (lo que se hace) deben estar alineados, para poder lograr una coherencia institucional. Esto logrará aumentar la credibilidad y el valor ético que el público le dará a nuestra institución.

No hay que olvidar que la comunicación existe también al interior de la organización, entre su personal rentado y voluntario, las diferentes áreas, etc.: es muy importante cuidar, cultivar y mejorar (adaptándolos a las nuevas necesidades que vayan surgiendo) los diferentes canales de comunicación interna, tanto formales como informales. Hemos dedicado una entrada del blog especialmente al planeamiento de una buena comunicación interna.

Es fundamental recordar que no sólo comunicamos con una entrevista o una gacetilla: también al escribir una carta, responder un llamado telefónico, el grado de demora en responder una consulta, etc.

Comunicándonos con nuestros públicos
Al momento de planificar la comunicación es necesario definir:
A- Qué queremos comunicar? (Mensaje)
B – A quién se lo queremos comunicar? (Público Receptor)
C – Cómo lo comunicamos? (Canal de comunicación para cada público).

A- Qué queremos comunicar?
Recordemos que lacoherencia es la base fundamental de una buena comunicación. Pensaremos los mensaje ue queremos comunicar a los distintos públicos receptores si estos transmiten nuestros valores y nuetra identidad y nos acercan a nuestros objetivos. Comunicar cuando hay «algo» para contar, no desperdiciar la oportunidad ni correr el riesgo de saturar a nuestros públicos. Claves para elaborar un mensaje:
«Brevemente, para que lo lean; Claramente, para que puedan apreciarlo, Vívidamente, para que lo recuerden, y por encima de todo Con Precisión, para que puedan guiarse con su luz.», Joseph Pulitzer, pionero norteamericano en periodismo.

B- ¿A quién /es queremos comunicar?
Las organizaciones tienen diferentes públicos con los que quieren comunicarse. Es necesario determinar cuáles son los público más importantes, en un momento dado ante un hecho a comunicar
Interno: Una buena comunicación externa se apoya sobre una sana y fluida comunciación interna
Externo: Comunidad, otras ONGs, gobierno, voluntarios, donantes, posibles donantes, líderes de opinión, proveedores, clientes, empresas, medios de comunicación.

C- ¿Cómo lo comunicamos?
Se debe seleccionar el canal de comunicación más apropiado para cada público. Tener en cuenta los objetivos de cada mensaje, y el público al que queremos dirigirnos. No todos los canales sirven para todos los mensaje. Existen muchas herramientas de comunicación, en esta etapa desarrollaremos las más importantes y necesarias para relacionarnos con nuestros públicos.
1) Carpetas Institucionales (o Dossier) y Folletos: Son publicaciones gráficas cuyo objetivo es reflejar los objetivos, políticas y funciones de la organización. El objetivo es mostrar – a través de una herramienta impresa – la misión, objetivos y actividades que desarrolla la organización. Son nuestra “Carta de Presentación”.
Algunos consejos:
• Lenguaje informativo y claro, y diseño sencillo.
• Utilizar imágenes y letras claras y grandes.
• Es conveniente utilizar subtítulos y textos breves.
• Los espacios en blanco, márgenes anchos, sangrías y páginas cortas evitan que parezca pesado y denso para leer.
• Usar líneas cortas, oraciones breves y sin juicios de valor.
• Reflejar la identidad de la organización: utilizar imágenes, logotipos, colores de la organización
2) Boletín informativo (Newsletters): Publicación informal para enviar a un público objetivo en intervalos regulares. Puede incluir información como: anuncio de nuevos proyectos o acciones, artículos sobre tendencias políticas vinculadas al objetivo de la organización, notas de interés general sobre la temática, beneficios o cualquier noticia que el responsable considere atractiva para el publico que lo recibe.
Para que un boletín electrónico tenga éxito:
• Utilizar frases cortas y directas.
• Estilo serio y correcto, para un lector muy ocupado.
• Incluir varios temas que puedan interesarle a diversos tipos de lectores.
• Evitar notas largas y fotos e imágenes pesadas.
• Utilizar un formato que todos puedan ver.
• Cumplir con la periodicidad.
• Siempre agregar datos de contacto de la organización. (Teléfono, nombre, mail,

3) Gacetilla de Prensa: Dedicamos esta entrada de nuestro blog a la redacción y envío de gacetillas de prensa a periodistas.

4) Redes Sociales: Dedicamos esta entrada de nuestro blog a las estrategias que una ONG puede manejar en Facebook.