Sabemos lo importante que es la comunicación interna para tener un buen trabajo en equipo dentro de nuestra ONG. Proponemos aquí tres ejercicios para optimizar la toma de decisiones,  la distribución de roles y la optimización de las reuniones.

MANEJO DEL TIEMPO Y PRIORIDADES

A través del siguiente ejercicio podrán distribuir la atención de las tareas según que tan importantes y urgentes sean:

Formas simples para saber identificarlas:
Tarea urgente: asociada al tiempo. Aumenta en la medida que te queda menos tiempo.
Tarea importante: asociada a las consecuencias. Aumenta su importancia si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.

DISTRIBUCIÓN DE ROLES Y TAREAS

Ejercicio A: ¿En qué se me va el tiempo?

Necesitamos saber qué tareas hace cada uno, cuánto tiempo le insume y si debería seguir haciéndolas (o no). Seguir los siguientes 3 pasos:

1. Cada miembro del equipo debe hacer una lista durante un día de todas las tareas que realizó y el tiempo que le llevó hacerlas (en lo posible hacerlo durante 2 o 3 días)
2. Marcar las que son de su área y las que no (en base al organigrama)
3.  Marcar las que son intransferibles y las que se podrían haber delegado.

Ejercicio B: Saber pedir y ofrecer… en tiempo y forma
⦁ Si encontramos que había tareas que debían o se podrían delegar, los obstáculos para hacerlo es por no saber pedir ayuda o delegar, por contratiempos (no encontrar a esa persona, era una urgencia). Si es porque el responsable real no lo asume se debe conversar y cambiar.

⦁ ¿Hay alguna tarea que debería hacer y no estoy cubriendo ahora, o a la que podría dedicarle más atención? ¿hay alguna tarea en la que yo pueda ayudar a otro compañero? ¿hay algo más que me gustaría hacer (ahora o a futuro)?

Ejercicio C: Evaluación de la Dirección

Es tarea del director hacer una evaluación sobre los resultados de cada integrante evaluar si el tiempo y las tareas están bien distribuidas o hay algo para readecuar.
⦁ desempeño: ¿hay alguna tarea que se espera de esa persona (por ocupar eserol) y que no está siendo cubierta?
⦁ descomprimir: ¿hay tareas que no debería seguir haciendo? ¿hay otra persona que debería/podría asumir esas tareas?
⦁ optimizar: ¿las capacidades de esa persona están siendo bien aprovechadas?
⦁ proyectar: ¿es proactiva en su área y ofrece ayuda otras? ¿se encuentra en un periodo de meseta o crisis? ¿a futuro se espera que asuma nuevas responsabilidades?

CÓMO LLEVAR ADELANTE UNA BUENA REUNIÓN

• Fijar de antemano hora de comienzo y finalización
• Empezar la reunión definiendo los temas a tratar (sólo el título, sin desarrollo) y anotarlos.
• Elegir un moderador o «guardián de la palabra» (responsable de organizar la reunión para que se logren tratar todos los temas en el tiempo previsto)
• Elegir a alguien que tome nota de las decisiones y tarea que van surgiendo. Las anota en una Minuta, especificando las tareas nuevas y sus responsables.
• Al finalizar, enviar la minuta por mail o por whatsapp (para que todos estén al tanto)
• A la reunión siguiente: en los primeros 15 minutos leer cada tarea y revisar si cada responsable la pudo cumplir. Agendar nuevamente si quedan pendientes o como tema nuevo si hay que ampliar.

(Evaluación de la Dirección: Antes de terminar la reunión revisar rápidamente la distribución de las tareas entre los miembros del equipo. Si las tareas se concentran en algunas pocas personas, eso puede hacer difícil su cumplimiento. Por eso, si hay tareas de mucha urgencia, conviene asignarlas a quienes dispongan de mayor tiempo esa semana (si pueden hacerlo, claro) y redistribuirlas antes de terminar la reunión.  Evaluar periódicamente cómo se pide/ofrece colaboración para ejecutarlas a término, si se cumplen a tiempo o las razones por las cuales no se logra. Si hay patrones repetidos puede ser una buena forma de detectar cómo se distribuyen las tareas entre el equipo.)